Jelaskan fungsi fitur “Mail Merge” di Microsoft Word dan berikan contohnya.
Mail Merge adalah fitur di Microsoft Word yang memungkinkan kamu membuat dokumen massal seperti surat, label, atau email dengan isi yang dipersonalisasi. Ini sangat berguna kalau kamu mau mengirimkan surat yang sama ke banyak orang, tapi dengan nama, alamat, atau informasi lain yang berbeda-beda.
Cara Kerja Mail Merge
Mail Merge menggabungkan dua dokumen:
- Dokumen Utama → Format surat atau dokumen standar yang akan dikirim.
- Sumber Data → Biasanya berupa file Excel atau Outlook Contacts yang berisi daftar nama, alamat, atau info lainnya.
Contoh Penggunaan Mail Merge
Misalnya, kamu punya surat undangan dan daftar nama penerima di Excel:
📄 Dokumen Utama (Surat Undangan di Word):
Kepada Yth, <<Nama>>
di <<Alamat>>
Kami mengundang Anda ke acara perusahaan pada <<Tanggal>>.
📊 Sumber Data (Excel):
Nama
Alamat
Tanggal
Budi Santoso
Jakarta
10 Maret 2024
Siti Aminah
Bandung
12 Maret 2024
Langkah-langkah Menggunakan Mail Merge di Word
- Buka Word, klik Mailings > Start Mail Merge > Letters.
- Klik Select Recipients > Use an Existing List > Pilih file Excel yang berisi daftar penerima.
- Masukkan field dengan klik Insert Merge Field, misalnya Nama, Alamat, dll.
- Klik Preview Results buat lihat hasilnya.
- Kalau sudah oke, klik Finish & Merge > Print Documents atau Send Email Messages.